Autorizovaný přístup
Uživatelské jméno:
Heslo:
Otázky a odpovědi
OBIS s.r.o
Kostelecká 820, 196 00
Praha 9 - Čakovice

Tel: 281 861 193
Email: info@obis.cz

Technická podpora
Tel: 281 863 573, 602 236 260
support@obis.cz

Vítáme Vás na stránkách firmy OBIS s.r.o

INFORMAČNÍ SYSTÉMY PRO ÚŘADY A ENERGETIKU


TED - Tvorba a evidence dokumentů

Hlavní funkce

zajištění celého procesu tvorby a toku materiálů k projednání

generování dokumentů dle šablon (tisk, předkladání)

připojení důvodových zpráv, příloh a tabulek

automatické vytvoření úkolů z textu usnesení

podklady pro zveřejnění na internetu

Charakteristika modulu

Tvorba, příprava a koordinace oběhu materiálů k projednání je složitý a náročný proces. Aplikace TED Vám chce tuto opakující se činnost maximálně ulehčit. Tento program je univerzální a vhodný nejen pro úřady, ale i pro velké podniky a organizace.
K dispozici je evidence dokumentů a usnesení zastupitelstva a rady zastupitelstva kraje, města, obvodu, zápisy Valné hromady a.s., zápisy z porad, atd. Hlavním cílem je ulehčit uživateli zpracování formální stránky dokumentu (šablona, útvar, funkce, anotace) a umožnit mu plně se věnovat jeho obsahu. Snadný výběr většiny údajů z číselníků také výrazně snižuje chybovost.
Automatizace práce začíná tvorbou návrhu textu usnesení (šablona), ke kterému je připojena důvodová zpráva a přílohy. Další fází je kolo připomínek, kdy je materiál k dispozici všem dotčeným stranám. Až po obdržení a zapracování připomínek je možné materiál navrhnout na program jednání. Při samotném projednávání lze v programu měnit obsah usnesení a přidělovat úkoly.
Ve chvíli, kdy je dokument schválen, obstarává aplikace zveřejnění textu včetně příloh a vyseparuje úkoly. Evidence úkolů vyplývajících ze schválených dokumentů se automaticky zobrazuje konkrétnímu pověřenému pracovníkovi, a to včetně termínu a grafického znázornění stavu. Dobrou pomůckou je také vyhledání pouze nesplněných úkolů.
Dokumenty aplikaci TED prochází několika stavy rozpracování, přes připomínkování, přípravu k projednání, zařazení na jednání až do fáze schválení a následného zveřejnění. Celý proces je velmi přehledný.
Důležitá přednost této aplikace oproti běžným textovým editorům spočívá v uložení dokumentů v centrální databázi. Uživatel pracuje vždy s aktuální verzí a nemusí se starat o lokalizaci ukládání dokumentů. Vyhledávání dle různých kritérií je rychlé a frekventované dotazy je možno uložit k dalšímu použití.

Automatizace úkolů

Bezprostředně po schválení usnesení jsou veškeré úkoly z něj vyplývající vyseparovány a uloženy v úkolovníku pro pozdější prohlížení a kontrolu. Pověřený pracovník může lehce všechny úkoly vyhledat, včetně termínů a stavu plnění.

Tvorba dokumentu v několika krocích

Celý proces tvorby je již od počátku uzpůsoben tak, aby uživateli šetřil čas a starosti. Jednoduchým postupem a výběrem ze seznamu je vlastní tvorba otázkou chvíle a vše ostatní obstará program TED. Rychlá dostupnost těchto údajů pomáhá odpovědným pracovníkům při rozhodování a hodnocení způsobu hospodaření. Důležité informace o smlouvách, usneseních, veřejných zakázkách, a pod. jsou dostupné pomocí přepínacích lišt.

Strukturovaný obsah

Obsah usnesení či dokumentu poskytuje uživateli přehled o všech součástech vytvářeného či schváleného materiálu. Na základě určeného stavu dokumentu lze do tohoto obsahu libovolně přidávat a ubírat přílohy, důvodové zprávy, součásti usnesení, apod. Volba prohlížení otevře všechny dostupné texty v programech MS Office.

Prohlížení obsahu dokumentu

Přehledně ukazuje všechny části dokumentu včetně volbu možnosti zveřejnění.

Zveřejnění usnesení na internetu

Bezprostředně po schválení usnesení je možno plné znění včetně příloh označených jako veřejné exportovat do file systému a následně zveřejnit na internetu.

Podrobnější informace o modulu

kompletní informace v PDF